為避免代表產生”會散茶涼”的感覺，這就需要活動策劃人員要做到活動的有始有終，做好代表離會善后工作。
（1）退場引導。要開啟所有退場通道，引導與會代表及車輛有秩序地離場，避免出現擁擠現象。某些領導（嘉賓）由于身體不適，有時無法先行離會就需得打破常規(guī)，安排與會人員先行離開。
（2）返程服務。協(xié)助代表訂好返程機票、車票、船票，并提醒各大會議代表結算住地消費賬目，歸還活動現場的借用物品，清點好自己的隨身攜帶物品。對外地代表，安排好送行車輛，酌情將其送到機場、車站、碼頭，待其啟程后再返回。對個別因工作需要，仍需留在住地的代表，要協(xié)助酒店安排好后續(xù)食宿事務。
（3）代表送別。與會代表離會時，活動策劃公司要熱情洋溢送其到大門口、電梯口甚至送上車，幫其安放好行李物品，同時還要關好車門。體現出活動策劃工作者的專業(yè)和禮貌，工作人員待其乘車離開自己的視線后，才好轉身離去。