會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格（選舉、指定、特邀、列席）與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。
會議通知的擬議與分發(fā)必須及時。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。第四，會前檢查。這包括對預案執(zhí)行情況的匯報檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。
匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料?，F(xiàn)場檢查重點在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發(fā)等。